Indice dei contenuti
- Cos’è la firma digitale e a cosa serve
- Come ottenere la firma digitale
- Come fare la firma digitale su PDF
- Come fare la firma digitale con SPID
- Tipi di firma elettronica: differenze e usi
Sapere come fare la firma digitale è ormai indispensabile per chiunque gestisca documenti online. Contratti, fatture elettroniche, autocertificazioni o pratiche amministrative: tutto può essere firmato digitalmente, senza stampare nulla. Ma come funziona esattamente una firma elettronica? Quali sono le differenze tra i vari tipi di firma? E soprattutto, come fare una firma digitale su PDF o con SPID in modo semplice e sicuro?
In questa guida pratica vedremo passo dopo passo come ottenere una firma digitale con valore legale, come firmare un documento PDF e come usare SPID per apporre una firma elettronica qualificata.
Cos’è la firma digitale e a cosa serve
La firma digitale è una particolare forma di firma elettronica qualificata che garantisce l’identità del firmatario e l’integrità del documento. In altre parole, apporre una firma digitale significa assicurare che quel file provenga davvero da chi lo ha firmato e che non sia stato modificato dopo la sottoscrizione.
Dal punto di vista legale, ha lo stesso valore della firma autografa su carta, purché venga realizzata attraverso strumenti riconosciuti e certificati da un’autorità competente. Le norme che regolano la firma digitale sono contenute nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e nel Regolamento eIDAS dell’Unione Europea, che ne riconoscono la validità legale in tutti gli Stati membri.
Può essere utilizzata per:
- firmare contratti di lavoro o forniture;
- presentare domande alla Pubblica Amministrazione;
- inviare dichiarazioni fiscali o bilanci aziendali;
- sottoscrivere atti notarili digitali o documenti professionali.
Come ottenere la firma digitale
Per ottenere la firma digitale, occorre rivolgersi a un certificatore accreditato dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), come Aruba, InfoCert, PosteID, Namirial o Actalis. Ogni gestore propone diverse soluzioni, in base alle esigenze dell’utente.
Le principali tipologie sono:
- Firma digitale con chiavetta USB o smart card
È il metodo tradizionale. Dopo aver ricevuto il kit di firma, si installa un software sul computer e si collega la chiavetta USB o il lettore di smart card. Una volta caricato il certificato digitale personale, si potrà firmare il documento direttamente dal PC. - Firma digitale remota
È più moderna e pratica, perché non richiede dispositivi fisici. Si accede al servizio online del provider con le proprie credenziali e si conferma ogni firma tramite un codice OTP inviato via SMS o app. Questa modalità è ideale per chi lavora in mobilità e utilizza dispositivi mobili. - Firma digitale con SPID
Alcuni provider consentono di fare la firma digitale con SPID, cioè con la propria identità digitale. In questo caso, l’autenticazione avviene tramite il sistema SPID e la firma viene considerata elettronica qualificata, quindi valida a tutti gli effetti di legge.
Come fare la firma digitale su PDF
Uno degli usi più comuni è firmare un file PDF. È possibile farlo con il software fornito dal proprio certificatore o con servizi web dedicati.
Ecco i passaggi generali:
- Apri il programma o il portale del gestore di firma.
- Carica il documento PDF da firmare.
- Seleziona firma digitale e scegli il tipo di certificato.
- Inserisci il PIN o il codice OTP per confermare l’operazione.
- Scarica il file firmato digitalmente, che avrà estensione .p7m o mostrerà un sigillo grafico sul PDF.
Il documento così firmato mantiene validità legale, poiché include il certificato digitale e la marca temporale, che ne attesta data e ora di sottoscrizione.
Esempio
Se firmi un contratto PDF di consulenza con firma digitale, non serve stamparlo né inviarlo per posta. Puoi trasmetterlo via PEC o conservarlo su un archivio digitale, e sarà valido a tutti gli effetti.
Come fare la firma digitale con SPID
Oggi molte piattaforme consentono di apporre la firma digitale con SPID. È una procedura completamente online e molto comoda per chi non vuole acquistare un kit fisico.
Ecco come funziona:
- Accedi al sito di un provider (es. InfoCert, Namirial o PosteID).
- Scegli la voce “firma con SPID” o “firma remota”.
- Autenticati con il tuo account SPID.
- Carica il documento PDF da firmare.
- Inserisci il codice OTP ricevuto via SMS o app.
- Scarica il file firmato digitalmente.
Questo tipo di firma ha valore legale perché il sistema SPID garantisce l’identità del firmatario e il certificatore assicura la tracciabilità dell’operazione. Inoltre, è compatibile con qualunque dispositivo: computer, smartphone o tablet.
Tipi di firma elettronica: differenze e usi
Non tutte le firme elettroniche sono uguali. Il regolamento europeo eIDAS distingue tre livelli principali:
- Firma elettronica semplice (FES)
Può essere una spunta su un form o una firma tracciata col mouse. Ha basso valore probatorio. - Firma elettronica avanzata (FEA)
Collega in modo univoco la firma al firmatario e ne consente l’identificazione, ma non sempre ha pieno valore legale. - Firma elettronica qualificata (FEQ)
La vera e propria firma digitale, l’unica equiparata alla firma autografa.
Solo quest’ultima consente di firmare contratti o atti con validità legale garantita.
Consigli per usare la firma digitale in sicurezza
Per mantenere alta la sicurezza della propria firma digitale è importante:
- Conservare in modo sicuro il dispositivo USB o la smart card;
- Non condividere mai il PIN o il codice OTP;
- Aggiornare regolarmente il software di firma;
- Verificare sempre che il documento riporti la marca temporale e il certificato valido;
- Utilizzare solo servizi accreditati AgID per firmare e verificare file PDF.
Queste precauzioni garantiscono che la tua firma elettronica non venga utilizzata in modo improprio e che i tuoi documenti digitali restino protetti da manomissioni.
In sintesi
Oggi fare la firma digitale è un’operazione semplice, veloce e sicura. Che tu scelga la firma remota, quella con SPID o la chiavetta USB, il risultato sarà un documento con piena validità legale, firmato in pochi secondi. Le firme elettroniche qualificate rappresentano un passo decisivo verso la completa digitalizzazione di cittadini, imprese e Pubblica Amministrazione.
