Come richiamare una mail su Outlook

Indice dei contenuti

• Cos’è la funzione di richiamo di Outlook
• Requisiti per richiamare una mail su Outlook
• Come richiamare una mail su Outlook (desktop)
• Come richiamare una mail su Outlook versione web
• Come richiamare una mail su Outlook Microsoft 365 (versione desktop)
• Cosa succede dopo aver richiamato una mail
• Limiti e alternative al richiamo
• Suggerimenti per evitare errori futuri

Ti è mai capitato di inviare una mail troppo in fretta e accorgerti subito dopo di un errore? Magari hai dimenticato un allegato, hai sbagliato destinatario o hai scritto un testo che non volevi ancora spedire. In questi casi, sapere come richiamare una mail su Outlook può salvarti da una figuraccia o da un’informazione inviata per errore.

Il richiamo di un messaggio di posta elettronica è una funzione disponibile per chi utilizza Microsoft Outlook su Windows, macOS o tramite Microsoft 365. Non tutti i servizi di posta elettronica la supportano, ma se sia tu che il destinatario usate account Exchange o Microsoft 365 all’interno della stessa organizzazione, è possibile richiamarlo e sostituirlo con uno corretto.

In questa guida completa vedremo come si richiama una mail su Outlook, i requisiti necessari, i limiti di questa funzione e i passaggi da seguire per eliminare una mail già inviata o sostituirla con una nuova versione.

Cos’è la funzione di richiamo di Outlook

La funzione Richiama messaggio di Outlook consente di tentare di eliminare le copie non lette di una mail inviata dalla cartella Posta inviata, oppure di sostituirle con un nuovo messaggio corretto.

Questo strumento non sempre garantisce il successo del richiamo: se il destinatario ha già aperto la mail, o se utilizza un servizio di posta diverso (come Gmail o Yahoo), il messaggio non può essere richiamato. Tuttavia, quando le condizioni sono soddisfatte, è un modo rapido ed efficace per correggere errori di invio.

In pratica, Outlook invia una nuova richiesta al server Exchange chiedendo di rimuovere la copia non letta dal destinatario. Se l’operazione riesce, riceverai una notifica automatica che conferma l’avvenuto richiamo del messaggio.

Requisiti per richiamare una mail su Outlook

Prima di procedere, è importante capire che non tutte le mail inviate possono essere richiamate. Il richiamo funziona solo in condizioni specifiche:

• Sia il mittente che il destinatario devono usare Outlook e far parte della stessa organizzazione Microsoft Exchange o Microsoft 365.
• Il destinatario non deve aver ancora aperto la mail. Se il messaggio è già stato letto, non è possibile eliminarlo.
• La funzione non è disponibile su account IMAP o POP, quindi non funziona con servizi come Gmail o Yahoo configurati in Outlook.
• Il richiamo può essere eseguito solo da Outlook per Windows (desktop), non dalle versioni mobili.

Se tutte queste condizioni sono rispettate, puoi passare ai passaggi pratici per richiamare la tua mail.

Come richiamare una mail su Outlook (desktop)

Vediamo ora come richiamare una mail su Outlook nella versione desktop di Windows, quella più completa e utilizzata in ambito aziendale.

• Apri Outlook e vai nella cartella Posta inviata.
• Trova il messaggio che vuoi annullare e fai doppio clic per aprirlo in una nuova finestra.
• Nella scheda Messaggio, seleziona il menu Altre azioni (icona con tre puntini).
• Clicca su Richiama questo messaggio. Si aprirà una finestra di dialogo con due opzioni:
  • Elimina le copie non lette di questo messaggio
  • Elimina le copie non lette e sostituisci con un nuovo messaggio
• Se scegli la seconda opzione, potrai modificare il testo e reinviare la versione corretta.
• Spunta la casella Ricevi una notifica sullo stato del richiamo per sapere se l’operazione è riuscita.
• Premi OK per confermare.

Outlook avvierà il processo di richiamo e, se tutto va a buon fine, riceverai una mail automatica con l’esito dell’operazione.

Come richiamare una mail su Outlook versione web

La versione web di Outlook (Outlook Web App o Outlook.com) non offre la stessa funzione di richiamo completa presente sul client desktop. Tuttavia, esistono alcune alternative utili.
Se utilizzi Microsoft 365 online, puoi annullare l’invio entro pochi secondi grazie alla funzione “Annulla invio”:

• Apri Outlook Web e vai su Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni di Outlook > Posta > Componi e rispondi.
• Scorri fino a Annulla invio e imposta un intervallo da 5 a 10 secondi.
• Dopo aver inviato un messaggio, apparirà in basso la voce Annulla: cliccandola, la mail non verrà spedita.

Questa opzione è utile prima di inviare definitivamente un messaggio, ma non permette di richiamarlo dopo che è stato consegnato.

Come richiamare una mail su Outlook Microsoft 365 (versione desktop)

Per chi usa Microsoft 365 su Windows o macOS, la procedura è molto simile:

• Apri Outlook e vai nella cartella Posta inviata.
• Doppio clic sul messaggio che desideri modificare.
• Nella barra in alto, apri la scheda Messaggio e seleziona Altre azioni > Richiama questo messaggio.
• Scegli se eliminare le copie non lette o sostituire il messaggio con uno nuovo.
• Se desideri ricevere conferma, seleziona “Riceverà una notifica sull’esito del richiamo”.
• Dopo aver selezionato l’opzione, clicca su OK e segui le istruzioni per completare l’operazione.

Anche in questo caso, Outlook ti informerà con un messaggio automatico se il destinatario aveva già aperto la mail o se il richiamo è riuscito.

Cosa succede dopo aver richiamato una mail

Dopo aver eseguito il richiamo, Outlook invia automaticamente una notifica al mittente con l’esito.
Le possibilità sono due:

• Richiamo riuscito
  Se il destinatario non aveva ancora aperto la mail, il messaggio originale viene eliminato dalla sua posta in arrivo e sostituito con quello nuovo.
• Richiamo fallito
  Se la mail era già stata letta o se il destinatario non utilizza Outlook Exchange, riceverai un messaggio di errore che spiega perché non è stato possibile richiamare la mail.

In entrambi i casi, troverai un messaggio di conferma nella tua cartella Posta in arrivo, così potrai sapere esattamente cosa è successo.

Limiti e alternative al richiamo

La funzione di richiamo di Outlook non è infallibile. Ci sono diversi motivi per cui non può essere richiamato un messaggio:

• Il destinatario ha già aperto la mail.
• La mail è stata spostata in un’altra cartella (come Posta in arrivo o Posta indesiderata).
• Il destinatario usa un account esterno (IMAP/POP).
• Il messaggio è stato filtrato da regole automatiche di posta.

Per ridurre il rischio di errori, puoi attivare il ritardo di invio in Outlook:

• Vai su File > Gestisci regole e avvisi > Nuova regola.
• Scegli Applica la regola ai messaggi inviati.
• Imposta un ritardo di invio di alcuni minuti.

In questo modo avrai tempo di correggere eventuali errori prima dell’invio effettivo.

Suggerimenti per evitare errori futuri

• Ricontrolla i destinatari
  Un errore di digitazione può far arrivare la mail a un contatto sbagliato.
• Inserisci gli allegati prima di scrivere il testo, per non dimenticarli.
• Usa la funzione Bozza automatica, così puoi rivedere i messaggi importanti prima di inviarli.
• Attiva il ritardo di invio, come descritto sopra, per avere sempre una finestra di sicurezza.

In sintesi

Saper richiamare un messaggio di posta elettronica su Outlook è una competenza utile per chi lavora con le email ogni giorno. Anche se non è sempre garantito il successo, conoscere il funzionamento della funzione “Richiama messaggio” può evitare errori imbarazzanti e migliorare la gestione della comunicazione aziendale.

Ricorda che la chiave è prevenire gli errori prima di inviare: prendersi qualche secondo in più per controllare il messaggio può valere molto più di un tentativo di richiamo successivo.

Domande e risposte

1. Posso richiamare una mail inviata a Gmail da Outlook?
   No, il richiamo funziona solo tra account Exchange o Microsoft 365 della stessa organizzazione.
2. Cosa succede se il destinatario ha già letto la mail?
   Il richiamo fallisce e riceverai una notifica che lo conferma.
3. Posso richiamare una mail da Outlook Web?
   No, la funzione completa è disponibile solo nella versione desktop, ma puoi annullare l’invio entro pochi secondi.
4. Dove trovo la funzione “Richiama messaggio”?
   Nella scheda Messaggio, sotto Altre azioni, quando apri una mail dalla Posta inviata.
5. Riceverò una notifica se il richiamo ha successo?
   Sì, se spunti la casella “Riceverà una notifica”, Outlook ti informerà sull’esito.
6. Posso sostituire una mail già inviata con una nuova?
   Sì, scegliendo l’opzione “Elimina le copie non lette e sostituisci con un nuovo messaggio”.
7. Funziona anche su Outlook per Mac?
   Solo se l’organizzazione usa server Microsoft 365 o Exchange compatibili.
8. Posso richiamare messaggi inviati giorni fa?
   Sì, ma solo se non sono stati ancora aperti e se le condizioni di rete lo consentono.
9. Come attivo il ritardo di invio su Outlook?
   Tramite Regole > Nuova regola > Applica ai messaggi inviati, impostando un ritardo personalizzato.
10. È possibile annullare un messaggio subito dopo l’invio?
    Sì, nella versione web puoi attivare l’opzione “Annulla invio” entro 5–10 secondi.