Indice dei contenuti
- Whistleblowing: cos’è e a cosa serve
- Obbligo di whistleblowing: chi è obbligato
- Canali di segnalazione interna e gestione delle segnalazioni
- Segnalazioni esterne e autorità competenti
- Chi può segnalare: lavoratori, autonomi e collaboratori
- Riservatezza e protezione del segnalante
- Quando e come è entrato in vigore l’obbligo
- Whistleblowing nel pubblico e nel privato
- Il ruolo della tecnologia nella gestione delle segnalazioni
- Sanzioni e responsabilità
Cos’è davvero il whistleblowing e perché oggi è diventato un tema centrale per imprese e pubbliche amministrazioni?
Dal 17 dicembre 2023, con l’entrata in vigore della Direttiva UE 2019/1937 anche in Italia, il sistema di segnalazione di illeciti è divenuto un obbligo legale per numerosi soggetti pubblici e privati. Ma chi è obbligato al whistleblowing, come si attiva il processo di segnalazione e in che modo è garantita la riservatezza dell’identità del segnalante?
In questo articolo analizzeremo in modo chiaro e pratico l’obbligo di whistleblowing, il suo ambito di applicazione, le categorie di soggetti coinvolti, le modalità di gestione delle segnalazioni e le tutele previste per i lavoratori, compresi i lavoratori autonomi.
Whistleblowing: cos’è e a cosa serve
Il termine whistleblowing deriva dall’espressione inglese to blow the whistle, “soffiare il fischietto”, e indica l’atto con cui un individuo detto segnalante denuncia comportamenti illeciti o irregolarità di cui sia venuto a conoscenza nel contesto del rapporto di lavoro.
In concreto, si tratta di un sistema di segnalazione interna o esterna che consente di comunicare violazioni di leggi europee o nazionali, abusi d’ufficio, frodi, corruzione o altre condotte scorrette, tutelando chi le segnala da ritorsioni o discriminazioni.
La finalità è duplice:
- Prevenire e reprimere comportamenti illeciti;
- Creare un ambiente di lavoro trasparente e responsabile, in cui la protezione dei dati personali e la riservatezza siano garantite.
Obbligo di whistleblowing: chi è obbligato
Il decreto legislativo n. 24/2023, che recepisce la direttiva UE 2019/1937, stabilisce con chiarezza chi è obbligato al whistleblowing in Italia.
Sono tenuti a istituire canali di segnalazione interna:
- Tutte le pubbliche amministrazioni, comprese le autorità indipendenti, gli enti pubblici economici e le società a controllo pubblico;
- Le aziende private con almeno 50 lavoratori;
- Le imprese private che, pur avendo meno di 50 dipendenti, operano in settori regolamentati (ad esempio, servizi finanziari, ambientali o di sicurezza dei trasporti);
- Le società che applicano modelli organizzativi 231, indipendentemente dal numero dei dipendenti.
In sostanza, chiunque rientri in queste categorie è obbligato a garantire un canale sicuro e riservato per le segnalazioni.
Canali di segnalazione interna e gestione delle segnalazioni
Uno degli aspetti centrali della normativa riguarda la gestione delle segnalazioni.
Ogni organizzazione obbligata deve istituire canali di segnalazione interna che garantiscano:
- la riservatezza dell’identità del segnalante e delle persone menzionate nella segnalazione;
- la protezione dei dati personali secondo il GDPR;
- la possibilità di inviare segnalazioni per iscritto, oralmente o tramite sistemi informatici protetti.
Le segnalazioni possono riguardare non solo violazioni effettive, ma anche sospette, purché fondate su elementi di fatto precisi e concordanti.
È fondamentale che l’intero processo di segnalazione sia tracciabile e gestito in modo imparziale, da soggetti formati e indipendenti.
Esempio
Molte aziende, si affidano a piattaforme dedicate di whistleblowing, conformi alla normativa, che consentono al segnalante di comunicare anche in forma anonima.
Segnalazioni esterne e autorità competenti
Oltre ai canali interni, la normativa prevede anche la possibilità di inviare segnalazioni esterne.
In Italia, l’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) è l’ente deputato a riceverle quando:
- il segnalante ritiene che la segnalazione interna non abbia avuto seguito;
- teme ritorsioni;
- la violazione rappresenta un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico.
La scelta tra canali interni ed esterni dipende quindi dalla gravità dell’illecito, dalla fiducia nel datore di lavoro e dalle garanzie di riservatezza offerte.
Chi può segnalare: lavoratori, autonomi e collaboratori
Un aspetto innovativo della direttiva UE 2019/1937 è l’ampliamento dell’ambito di applicazione.
Non solo i dipendenti, ma anche altre categorie di soggetti possono essere segnalanti:
- Lavoratori subordinati e autonomi;
- Fornitori, consulenti e collaboratori esterni;
- Volontari e tirocinanti, anche non retribuiti;
- Ex dipendenti e candidati che siano venuti a conoscenza di violazioni durante il processo di selezione.
Questo significa che il whistleblowing non si limita più a chi ha un rapporto di lavoro stabile, ma si estende a chiunque sia stato in grado di osservare comportamenti illeciti all’interno dell’organizzazione.
Riservatezza e protezione del segnalante
La riservatezza dell’identità del segnalante è un pilastro della normativa.
L’art. 12 del decreto 24/2023 stabilisce che l’identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo consenso espresso, salvo casi eccezionali previsti dalla legge (ad esempio, procedimenti penali).
Inoltre, gli obblighi di riservatezza si estendono a tutti coloro che partecipano al processo di segnalazione, inclusi gli incaricati del trattamento dei dati.
È quindi garantita la protezione dei dati personali in ogni fase, dalla ricezione alla gestione e archiviazione della segnalazione.
Le aziende devono anche assicurare che non vi siano ritorsioni verso chi segnala in buona fede.
Ciò include licenziamenti, declassamenti, trasferimenti punitivi o qualsiasi altra forma di discriminazione.
Quando e come è entrato in vigore l’obbligo
L’obbligo di whistleblowing è entrato in vigore il 17 dicembre 2023, data fissata dalla direttiva europea per l’adeguamento degli Stati membri.
In Italia, la norma è pienamente operativa dal 15 luglio 2023, ma per molte aziende private con meno di 250 dipendenti è stato previsto un periodo transitorio fino a dicembre.
Da quel momento, chi rientra tra i soggetti obbligati deve dotarsi di procedure chiare, nominare un referente interno o esterno per la gestione delle segnalazioni e formare il personale sui diritti e doveri del sistema.
Whistleblowing nel pubblico e nel privato
Sia nel settore pubblico sia nel settore privato, il whistleblowing rappresenta oggi uno strumento essenziale per la trasparenza organizzativa.
- Nel pubblico, la segnalazione serve a prevenire corruzione, conflitti di interesse e abusi di potere.
- Nel privato, consente di individuare tempestivamente frodi, comportamenti scorretti o violazioni delle politiche aziendali.
In entrambi i casi, la corretta gestione delle segnalazioni tutela non solo il segnalante, ma anche la reputazione dell’organizzazione.
Il ruolo della tecnologia nella gestione delle segnalazioni
Le moderne piattaforme digitali di whistleblowing offrono oggi soluzioni conformi ai requisiti di sicurezza informatica e protezione dei dati.
Attraverso sistemi crittografici e protocolli sicuri (HTTPS, crittografia end-to-end), consentono di:
- garantire la riservatezza del canale;
- separare le informazioni identificative del segnalante dal contenuto della segnalazione;
- tracciare ogni passaggio del processo in modo verificabile.
Alcune piattaforme includono anche interfacce anonime che permettono comunicazioni bidirezionali tra segnalante e gestore senza svelare l’identità.
In tal modo, il processo di segnalazione diventa sicuro, trasparente e documentabile.
Sanzioni e responsabilità
La violazione delle norme sul whistleblowing comporta sanzioni significative.
L’ANAC può applicare:
- multe da 10.000 a 50.000 euro a chi ostacola o punisce una segnalazione;
- sanzioni da 5.000 a 30.000 euro a chi non istituisce canali di segnalazione;
- ulteriori provvedimenti in caso di violazione della riservatezza o dei dati personali.
Per questo motivo, è fondamentale che le organizzazioni si adeguino tempestivamente e implementino procedure trasparenti e sicure.
Conclusioni
Il whistleblowing non è solo un obbligo normativo: è una cultura della trasparenza che rafforza la fiducia tra azienda e lavoratori.
Con l’entrata in vigore della direttiva UE 2019/1937, ogni organizzazione pubblica o privata è chiamata a gestire le segnalazioni in modo responsabile, garantendo la riservatezza dell’identità del segnalante e la protezione dei dati personali.
Implementare correttamente il sistema significa non solo evitare sanzioni, ma anche promuovere etica, sicurezza e legalità all’interno dell’ambiente di lavoro.
Domande e rispost
- Che cos’è il whistleblowing?
È il sistema che permette di segnalare comportamenti illeciti o irregolarità sul lavoro in modo riservato e protetto. - Chi è obbligato al whistleblowing?
Pubbliche amministrazioni, enti pubblici, società partecipate e aziende private con almeno 50 dipendenti. - Cosa succede se un’azienda non si adegua?
Può incorrere in sanzioni amministrative da 5.000 a 50.000 euro. - Le segnalazioni possono essere anonime?
Sì, se il canale interno o esterno lo consente e garantisce la protezione dell’identità del segnalante. - Chi può segnalare un illecito?
Lavoratori, autonomi, consulenti, fornitori, volontari e persino ex dipendenti. - Come viene garantita la riservatezza?
Attraverso canali sicuri, crittografia dei dati e obblighi di riservatezza per chi gestisce le segnalazioni. - Quando è entrato in vigore l’obbligo di whistleblowing?
Dal 17 dicembre 2023, in attuazione della direttiva UE 2019/1937. - Qual è la differenza tra segnalazione interna ed esterna?
La prima avviene tramite i canali aziendali; la seconda è inviata direttamente all’ANAC o altre autorità. - Cosa tutela il whistleblowing nel settore privato?
Tutela l’impresa da frodi e illeciti, salvaguardando la reputazione aziendale. - Dove trovare le linee guida ufficiali?
Sul sito dell’ANAC e nei documenti della Commissione Europea relativi alla direttiva 2019/1937.
